Informacje o audytach, ocenach zgodności i analizach GAP
Nieodłączną i bardzo ważną część naszej działalności stanowią audyty, oceny zgodności z mającymi zastosowanie przepisami prawa i innymi wymaganiami oraz analizy GAP (analizy luk) – zwane dalej w treści AUDYTAMI. Są to działania realizowane przed rozpoczęciem poszczególnych projektów, dobierane w zależności od ich zakresu tematycznego (systemy zarządzania, zarządzanie zasobami ludzkimi, budowa wizerunku (PR), doskonalenie relacji z Klientem, czy też działania związane z przyjęciem obowiązków w ramach outsourcingu usług BHP lub związanych z ochroną środowiska).
Przeprowadzenie audytu wstępnego pozwala określić stan zerowy danego zagadnienia w firmie oraz potrzeby dotyczące działań, które mają na celu doprowadzenie do zgodności z wymaganiami mających zastosowanie przepisów prawa, międzynarodowych norm czy dobrych praktyk zarządzania. To na podstawie ich wyników określane są słabe i mocne strony Organizacji w danym obszarze. Definiowane są również potencjalne zagrożenia, jakie mogą wystąpić w ramach projektu oraz ich przyczyny. Wyniki audytów zerowych pomagają również uszczegółowić harmonogram realizacji całego projektu co, jak twierdzą wszyscy praktycy i teoretycy z zakresu zarządzania projektami, jest niezwykle ważne ze względu na olbrzymi wpływ na uzyskanie zaplanowanych wyników.
Kolejnym rodzajem audytu jest badanie stopnia wdrożenia nowych regulacji oraz określenie skuteczności i efektywności wprowadzonych działań i rozwiązań organizacyjnych. Większość projektów, w celu określenia stopnia realizacji oraz zidentyfikowania ich skutków, wymaga przeprowadzenia audytu. Na podstawie uzyskanych wyników można określić, czy wszystkie ustanowione przed rozpoczęciem projektu cele zostały zrealizowane. Audyt pozwala określić słabe i mocne strony Organizacji oraz wdrożonych rozwiązań, pozwalając na poprawę tych pierwszych i, w miarę możliwości, wzmocnienie tych drugich.
W ramach przeprowadzanych audytów czerpiemy z metodologii wypracowanej przez IMS MALON (dział zajmujący się systemami zarządzania [www.ISO.SOS.pl]). Podejście to stosowane jest przez nas w ramach audytów systemów zarządzania, gdzie stanowi jedno z podstawowych narzędzi do weryfikacji funkcjonującego systemu pod kątem zgodności z zaplanowanymi założeniami oraz wymaganiami konkretnych norm. Co więcej, w bardzo efektywny sposób udało się nam je zastosować w ramach działań w pozostałych obszarach naszej działalności. Obecnie przeprowadzamy audyty w ramach realizowanych projektów z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi (określając stosowane systemy motywacji, funkcjonujące rozwiązania z zakresu wartościowania stanowisk pracy, ocen pracowniczych, zarządzania zespołem ludzkim), audyty funkcjonujących polityk w zakresie komunikacji z otoczeniem Organizacji oraz skuteczności tej komunikacji, jak również audyty procesów obsługi Klienta w ramach badania jakości tej obsługi. Działania audytowe w zakresie ochrony środowiska oraz bezpieczeństwa i higieny pracy (ale nie dotyczące systemów zarządzania, tylko stosowania wewnętrznych regulacji oraz przepisów prawa) bardziej kojarzyć należy z kontrolą lub inspekcją. Celem działań w tym zakresie jest bardziej określenie niezgodności, niż badanie stanu konkretnych rozwiązań.
Audyty przeprowadzamy zarówno u zlecającego, jak również w firmach i instytucjach wskazanych przez zlecającego, którym mogą być jego obecni lub przyszli kontrahenci. Oczywiście, w celu przeprowadzenia takiego audytu wymagamy jednoznacznej zgody strony, która ma zostać poddana audytowi.
Wyniki każdego z audytów mają na celu przede wszystkim usprawnienie danych obszarów, wykazanie spełnienia określonych wymagań oraz zdolności poszczególnych procesów do osiągania zaplanowanych ustaleń (celów). Mają one ukazać zarządzającym Organizacją, jaki jest rzeczywisty stopień zgodności danego systemu czy rozwiązań organizacyjnych w stosunku do zdefiniowanych wymagań lub przyjętych celów. Dodatkowym atutem audytów jest fakt, iż przeprowadzają go osoby z zewnątrz firmy, co znacznie podnosi ich skuteczności – dzięki temu są całkowicie niezależne i bezstronne (tym samym nie występują żadne konflikty interesów, co często ma miejsce w przypadku audytów realizowanych własnymi siłami).
Wyniki przeprowadzanych audytów są w pełni wyczerpujące, miarodajne i rzetelne. Dzięki temu umożliwiają uruchomienia odpowiednich działań naprawczych oraz korygujących, które w przyszłości zapobiegną wystąpieniu danej niezgodności.
Zapraszamy do współpracy!
Szczegółowe informacje na temat oferty prowadzenia audytów znajdują się na naszej stronie www.ISO.SOS.pl. Zachęcamy również do kontaktu z naszym biurem:
Centrum Doradczo Szkoleniowe MALON GROUP
Wrocław, ul. Józefa Piłsudskiego 74, Budynek NOT, pok. 45
biuro@malongroup.pl, tel. (71) 789 08 41, faks (71) 791 39 09, biuro gsm 604 20 90 43